Přeskočit navigaci

KROK - RNDr. Petr Valošek
vybíráme poradce

Obsah

  1. Anotace
  2. Potřeba poradenství
  3. Očekávání klienta, představy poradce
  4. Druhy poradenství
  5. Základní podmínky dobrého poradenství
  6. Národní registr poradců
  7. Zhodnocení
  8. Literatura

1. Anotace

V článku je všeobecně posouzena potřeba poradenství v podnikání a jsou doporučeny podmínky, za kterých je výhodné použití poradce pro řešení podnikatelských projektů. Doporučení se týkají nejen projektů systémů managementu ve firmách, ale mají obecnější platnost i pro mnoho jiných projektů. Rovněž je diskutován problém dobrých a špatných poradců a jsou uvedeny základní zásady a doporučení, jak se vyhnout chybám při výběru poradce.

2. Potřeba poradenství

Je zřejmé, že jeden člověk nemůže obsáhnout a řešit uspokojivě řadu rozmanitých problémů, které nese sebou podnikání. I v nejjednodušší formě podnikání se jedná minimálně o odbornou stránku výroby nebo služby, zajištění financí a infrastruktury pro výrobu, zajišťování zakázek, nákup, prodej, účetnictví, mzdová a personální agenda, sledování legislativních požadavků, plánování, řízení atd.

Na počátku všech úvah o zaangažování poradce do vašich služeb nebo pro řešení určitého projektu si ale vždy položte otázku, zda je nutné použít poradce? Skutečně tento problém nejste schopni vyřešit vlastními silami? Podnikatelé často pod vlivem reklamy nebo tlaku nabízených služeb již ani nehledají způsob řešení vlastními silami a schopnosti mezi svými zaměstnanci, ale přímo řeší problém výběrem poradce.

Čím menší je firma, tím má menší šanci na sledování a zajištění uvedených oblastí na dostatečné odborné úrovni vlastními silami. Kvalitní odborné rady jsou drahé, protože jejich získání vyžaduje často delší čas, cestování, školení a další výdaje. Malá firma si většinou nemůže dovolit platit na plný úvazek specializovaného experta. Tyto důvody jsou příčinou vzniku celé řady specializovaných poradců, kteří sledují vybrané oblasti a jednotlivým subjektům nabízejí své služby. Služby poradců jsou většinou na omezený úvazek, dočasné, pro vyřešení definovaného úkolu nebo projektu a za úplatu. Přizvání dobrého odborníka - poradce k řešení - může zamezit tápání a omylům, výrazně urychlit řešení a také snížit náklady.

Na druhé straně přizvání poradce nemusí být vždy výhrou. Odborná úroveň poradců a jejich schopnost poskytnout očekávané rady nebo služby jsou velmi rozdílné. Existuje dokonce celá řada samozvaných poradců, kteří vstoupili do řad „rádců” po ztrátě zaměstnání, od bývalé společnosti si přinesli zkušenosti a někdy i nějaké „systémové” dokumenty, které si před odchodem zkopírovali. Jsou schopni přesvědčivě hovořit, předkládat hotové dokumenty a formuláře a dávat ničím nepodložené rady o tom, jak to fungovalo na jejich bývalém pracovišti. Možná i nevhodný systém řízení v bývalé firmě způsobil, že už je nutno hovořit o bývalém pracovišti. Realizace takových rad je velmi drahá a může být i posledním hřebíkem do rakve klienta.

Jednotlivcům a drobným podnikatelům nutno doporučit pečlivé zvážení potřeby poradce a smyslu projektu, na kterém se má podílet. Je vhodné nejprve navrhnout projekt a přezkoumat jej s odborníkem nebo s odborníky. V této fázi je vhodné také věnovat svůj vlastní čas projektu a zamyslet se nad použitelnosti výsledku řešení. Teprve pak, když přínosy jsou zjevné, doporučuji přizvat poradce pro řešení vlastního projektu. Ekonomicky výhodné, i když zatím ojedinělé, jsou projekty skupiny drobných podnikatelů, kteří řeší podobné/stejné problémy a využívají jednoho poradce.

Malí a střední podnikatelé jsou ideální skupinou pro využití poradců, mohou je efektivně využít ve všech oblastech, kde jim schází dostatek vlastních znalostí a zkušeností. Řešení projektů pomocí poradců je většinou nejefektivnější způsob, jak dosáhnout v optimálním čase a s minimálními náklady vhodného výsledku. Potřebu poradce je třeba ovšem pečlivě zvážit, zvláště jeho výběru nutno věnovat velkou pozornost a ověřit si jeho zkušenosti, reference a množství úspěšných řešených projektů. Vybranému poradci je nezbytné zajistit podporu a realizačního pracovníka nebo tým vlastních pracovníků, jinak může být taková spolupráce s poradcem drahá nebo i zbytečná.

Velké společnosti využívají často poradenských služeb bez většího zvažování a koordinace, přičemž zaměstnání pracovníka - odborníka na plný úvazek může být nejvhodnějším a nejlevnějším řešením. Někteří vedoucí pracovníci velkých společností navrhují vehementně angažování poradce pro projekty, které mají na starosti, jako "alibi", kterým se zbaví odpovědnosti za neúspěch projektu, případně vlastní neschopnost. Při zaměstnání odborníka na plný úvazek je nezbytné mu poskytnout dostatek prostoru a podpůrný tým. Pokud to vedení společnosti neudělá, je většinou snaha poradce marná a zbytečná. Vedení větších společností, které nemá dostatečně pod kontrolou řízení vlastních pracovníků (bývá to až překvapivě často), používá někdy poradce jako jednu z možností něco změnit použitím argumentu: „To přece nařídil ON, to se musí provést.”

3. Očekávání klienta, představy poradce

Ve velké skupině potenciálních klientů najdeme celé spektrum požadavků a očekávání. Na jedné straně jsou klienti, kteří znají problematiku, seznámili se s ní, ví o ní hodně, ale z různých důvodů potřebují poradce. Někdy pouze časově nestíhají a nemají čas na rozbory, analýzy a hodnocení, prostě potřebují odborníka, který by na základě zkušeností a "vstupního auditu" navrhl co nejdříve optimální řešení, nebo předložil několik zdůvodněných variant.

Takový informovaný klient ví, co chce, a je schopen také posoudit, jak poradce pracuje, zda odvedl práci odpovídající požadované odměně a také, zda jej ještě bude nebo nebude potřebovat. Dobrému poradci se bude s takovým klientem dobře spolupracovat a dá se očekávat, že problém nebo projekt bude vyřešen optimální cestou a velmi rychle. Špatný poradce bude tímto klientem brzy odhalen a vypuzen.

Na druhé straně je ovšem řada klientů, kteří nemají a často ani nechtějí mít elementární znalosti či zkušenosti v oblastech, pro které hledají poradce. Zkušený poradce se pokouší v první fázi informovat klienta o problémech, možných řešeních a proškolit ho. Často je však jeho služba odmítnuta jako drahá, obtěžující klienta a nepřesvědčivá. Vítězí nezkušený, neznalý či samozvaný poradce, který takovému klientovi slíbí, že mu vše zpracuje „na klíč”, aniž by jej obtěžoval, a zpracuje mu to často velmi levně a rychle. Než klient zjistí, že byl ošizen a zaplatil draze za „paušální”, rady, kopie dokumentů či učební skriptum, je už pozdě. Poradce zmizel nebo jen krčí rameny, že svůj úkol splnil, že to není jeho odpovědnost, nebo že to měl ještě dodělat někdo jiný apod.

Mezi těmito dvěma výše zmíněnými vyhraněnými póly existuje souvislé spektrum smíšených charakteristik klientů. Faktem je, že velká skupina klientů si „kupuje”, poradce v situaci, kdy o daném problému buď neví nic, nebo ví jen velmi málo, než aby mohla posoudit splnění úkolu po stránce odborné a legislativní, případně adekvátnost odměny za poskytnutou službu.

Pro klienta je vždy velmi užitečné, pokud si najde čas pro základní seznámení s problematikou nebo s projektem, pro které zamýšlí najmout poradce. Minimalizuje tak možnost nepochopení nebo najmutí špatného poradce a usnadní si posouzení množství a kvality jeho odvedené práce. Bude také schopen lépe spolupracovat s poradcem a lépe připravit nezbytné personální, technické i finanční zdroje pro realizaci projektu.

V současné době se rozmáhá v podnikatelském prostředí ekonomický fenomén zvaný projekt registrace/ certifikace/ akreditace. Příprava takových projektů stojí nemalé prostředky a skutečný vliv řešení na způsob podnikání nebo na firemní procesy je často mizivý. Stále více podnikatelských subjektů je žádá z důvodu konkurenčního boje a formálního prokazování způsobilosti, ale smysl pro zlepšení vlastní organizace a efektivnosti procesů uniká. Tento problém je zde naznačen jen pro úplnost, jeho detailní rozbor není předmětem tohoto článku.

4. Druhy poradenství

Existuje široké spektrum důvodů, proč klienti vyhledávají poradce. Zde uvedu jen ty základní.

Někteří klienti hledají poradce, který by spolupracoval na řešení, pomohl řešitelskému týmu vyvarovat se chyb a tím zrychlil řešení a ušetřil náklady projektu. Je to velmi užitečný a výhodný typ poradenství, při kterém poradce vyžaduje spolupráci klienta. Klient si nekupuje nic neznámého, má základní znalosti o řešení, aktivně se podílí na práci a je také schopen dobře posoudit práci odvedenou poradcem. Tento druh poradenství je možné výhodně použít u firem všech velikostí a typů.

Nemalá skupina klientů ovšem žádá od poradce kompletní vyřešení projektu tak, aby je tato práce nezatěžovala, žádá si tzv. poradenství „na klíč” . Výhodou v tomto případě je, že klient nezatěžuje sebe ani vlastní pracovníky prací navíc, ale velkou nevýhodou je, že často není schopen posoudit množství a kvalitu práce odvedené poradcem. Především malé firmy a drobné podnikatele, kde často schází i odborník na přípravu dobré smlouvy, snadno oklame nekompetentní poradce, který pod rouškou řešení na klíč nabídne řadu paušálních rad a řešení. Po nějakém čase, až se ukáže, že řešení je nevhodné nebo nesmyslné, je poradce pryč a klient na něj nemá většinou žádné páky pro sjednání nápravy. Poradenství na klíč vyžaduje přesnou smlouvu, průběžné zápisy z kontrolních dnů projektu a nejlépe třetí osobu, která má určité znalosti a schopnosti k posouzení řešení projektu. Takové poradenství je spíše vhodné pro střední a větší firmy.

V některých případech, především u drobných podnikatelů a malých firem, je žádoucí, aby poradce pravidelně navštěvoval klienta bez časového omezení. I tuto otevřenou poradenskou spolupráci je vhodné vymezit smlouvou na určité delší časové období nebo na neurčito, v níž budou specifikovány podmínky plnění a odpovědnosti obou smluvních stran. Je nezbytné také stanovit způsob pravidelné kontroly odvedené práce a podmínky ukončení/ vypovězení smlouvy.

Pokud ještě nemáte zkušenosti s využíváním poradců, při prvním angažování poradce rozhodně specifikujte uzavřený projekt, který je časově omezen, s konkrétními a vyhodnotitelnými cíli. Donutí vás to k větší přesnosti zadání a nic nebrání tomu, aby se po splnění cílů prvního projektu otevřel další projekt, pokud budete se službami poradce spokojeni.

5. Základní podmínky dobrého poradenství

Na prvním místě musí klient - firma jasně vymezit cíle projektu a jednoznačně písemně zformulovat zadání projektu, na který hodlá najmout poradce. Často se také používají termíny jako specifikace úkolů, vymezení práce nebo podmínky zadání. Zadání musí být jasně písemně stanoveno, může být i otevřené, pokud je projekt složitý, ale nesmí být zamlženo do obecných přání a představ, které nebude možno vyhodnotit. Pozor ovšem na opačný extrém přesného zadání, ve kterém nemá poradce prostor pro tvořivou práci. Takovým zadáním spíše naznačujete, že už řešení znáte. Poradce jej pouze shrne a zopakuje, účelu poradenské činnosti tak nebude dosaženo.

Pro každý poradenský projekt je nutné najít předem finanční, personální i materiální zajištění a stanovit časový rámec působení poradce. Je rovněž věcí vedení firmy, aby rozhodlo, kdo bude za realizaci odpovídat, jakým způsobem se budou navržená opatření realizovat a jak hodnotit.

Je zásadní chybou předpokládat, že poradce zajistí i realizaci opatření tím, že se nějak dohodne s provozními pracovníky. Úspěšná realizace poradenského projektu vyžaduje od vedení firmy trvalou podporu a zájem i po ukončení práce poradce. V mnoha případech je nezbytné pro zajištění úspěchu i přeškolení odpovědných pracovníků.

Nutnou podmínkou je rovněž vzájemná důvěra mezi poradcem a klientem. Pokud máte jakékoliv pochybnosti o kvalitách poradce, ověřte si je hned v počáteční fázi, nejlépe ještě před podepsáním kontraktu. Zpochybňování práce poradce v průběhu realizace projektu způsobí, že se pochybnosti rychle rozšíří na celý realizační tým pracovníků, jednotlivé dílčí kroky nejsou důsledně provedeny a řešení se zpožďuje, výsledek se hroutí. Pokud vaše snaha o zvýšení důvěry v poradce bude neúspěšná, raději poradce nenajímejte.

Takový případ se může klientovi prodražit, může mít za následek penalizaci či soudní dohru s tím, že se prokáže, že především nedůsledná práce klienta způsobila zpoždění nebo krach projektu, přičemž práce poradce byla bezvadná.

Ani ten nejlepší poradce nemůže mít znalosti a zkušenosti na úrovni zkušených pracovníků klienta, ale jeho nadhled a zkušenost z jiných projektů pomohou odhalit slabá a problémová místa. Dobře pracující poradce dá impuls, ale ponechá prostor pro tvořivou práci pracovníků klienta, kteří pak realizují zlepšení jako své vlastní. Minimalizuje se tak přirozená averze pracovníků proti doporučením zvenku (od poradce).

Při ověřování kvalit poradce si všímejte především jeho vzdělání, zkušeností a znalostí a také jeho vlastních referencí. Zdůrazňuji vlastních, protože mnoho poradců se chlubí projekty, které řešil někdo úplně jiný, pocházející ze stejné firmy. Odměna, kterou požaduje poradce za své služby, není v této fázi až tak rozhodující. Dobrý poradce má většinou vyšší ceny než špatný poradce, příliš nízká cena by vám rozhodně neměla imponovat, spíše byste měli zbystřit pozornost. Jako dobré vodítko při výběru poradců může všem posloužit norma ČSN ISO 10019 „Směrnice pro výběr poradců systému managementu kvality a pro využívání jejich služeb” , kde je rovněž zmíněna i etika poradenských služeb, které si můžete všimnout už v úvodních rozhovorech s poradcem. Norma sice hovoří o poradcích managementu kvality, ale publikované zásady mají v poradenství rozhodně obecnější platnost.

Pro ty, kteří si chtějí podrobněji prostudovat problematiku výběru poradců, doporučuji knihu Milana Kubra „Jak si vybrat poradce”.

6. Národní registr poradců

Pro usnadnění orientace v poradenských službách a poradcích byl založen v roce 2005 Národní registr poradců (NRP), který by měl zajišťovat určité minimální garance klientům v tom, že vybraný poradce je na určité úrovni, má nějaké znalosti a zkušenosti a pracuje v dané oblasti. Tento registr již existuje, doplňuje se, ale stále se upřesňují pravidla jeho fungování. Udržování tohoto registru zajišťuje agentura Czechinvest.

Pro klienty, kteří realizují určité projekty, je dokonce možné získat finanční podporu z některého dotačního programu (např. programy Konkurenceschopnost, Poradenství apod.) na náklady vynaložené na poradenskou službu, pokud si zvolí poradce ze zmíněného Národního registru poradců. Zájemci z řad malých a středních podniků, kteří do programu Konkurenceschopnost přihlásí své projekty, mohou získat příspěvek až do výše 50 % z uznatelných nákladů spojených s činností vybraného poradce z NRP.

Lze očekávat, že snaha Czechinvestu o zřízení a udržování aktuálního registru poradců bude rozšířena do všech oblastí podnikání, kde se používají poradenské služby, výběr poradců bude standardizován a povede tak k selekci dobrých a špatných poradců.

7. Zhodnocení

Využití poradenských služeb v mnoha oblastech podnikání a firmách různých velikostí je často velmi efektivním způsobem, jak se rychle dopracovat k žádoucímu cíli. Nelze je ovšem doporučit paušálně pro libovolný projekt.

Je velmi důležité stanovit jasné zadání pro řešení projektu, cíl projektu, odpovědnosti pro řešitele i podpůrný tým a vybrat kompetentního poradce. Pokud budou dodrženy základní zásady uvedené v tomto článku, případně detailněji rozpracované v citované literatuře, lze s velkou pravděpodobností očekávat úspěšné řešení projektu.

8. Literatura

  • Milan Kubr: Jak si vybrat poradce, Management Press, Praha, 1994
  • ČSN ISO 10019: Směrnice pro výběr poradců systému managementu kvality a pro využívání jejich služeb, Česká technická norma, ČNI, září 2005